Como melhorar sua produtividade – Parte 1

Mas a final de contas, o que é produtividade?

A produtividade deriva da palavra produzir. É a capacidade de produzir algo. Nos dias de hoje e no contexto do mercado atual, produtividade precisa ser encarado como produzir o máximo possível no menor espaço de tempo.

 

Porque a produtividade é algo tão importante hoje em dia?

Seja em qualquer tipo de segmento, a grande concorrência existente hoje no mercado obriga as empresas a estarem sempre muito focadas em produzir para atender seus clientes. E não é só produzir, é necessário também estar produzindo da melhor forma possível para estar sempre um passo a frente da concorrência conquistando e cativando seus clientes.

Nos dias de hoje esse assunto é tão relevante que foi criada uma cadeira acadêmica focada em produção, a famosa Engenharia de Produção.

Nosso objetivo não é falar de Engenharia de Produção ou assuntos específicos do curso mas de alguns métodos criados para auxiliar quem esteja precisando melhorar sua produtividade, por qualquer motivo que seja.

O assunto é bem extenso e abrangente, e para que a leitura não se tornasse longa e cansativa criamos 3 artigos que vão mostrar diferentes métodos de produtividade e ensinar alguns “macetes” para você conseguir melhorar sua produtividade com alguns pequenos ajustes de planejamento e ação.

A primeira parte vai te ajudar a entender os motivos pelo qual você precisa destinar algum tempo sobre o assunto.

A segunda parte apresenta os métodos existentes e ajuda a escolher o que melhor se encaixa com sua preferência pessoal e seu estilo de trabalhar.

A terceira parte, e mais importante, é onde efetivamente vamos colocar a mão na massa e entender como implantar o melhor método para você em sua rotina de trabalho.

Chega de blá blá blá e vamos ao que importa, afinal de contas nosso tempo é muito importante.

 

Botão de Pausa

Dando uma pausa

Por mais estranho que possa parecer quando o assunto é produtividade, é isso mesmo que você leu, o primeiro passo é dar uma pausa.

É hora de repensar tudo que está sendo feito. Você sabe o que precisa ser feito? Será que o que você está fazendo é realmente importante que seja feito agora?

Se o seu dia de trabalho está fora do seu controle é praticamente impossível pensar estrategicamente e planejar suas tarefas com eficácia. Você entrou em modo automático e já está perdido com tantas coisas a fazer.

Quando nos sentimos sobrecarregados com a quantidade de coisas que precisamos fazer é difícil ter um bom foco para assegurar que nosso trabalho e nossa vida está no caminho desejado. Por isso é importante ter o controle de nossas tarefas diárias pois assim conseguimos controlar o que está sendo feito e ter a certeza de que estamos caminhando no rumo que foi planejado.

 

Post it

Tire tudo da cabeça

O objetivo aqui é atingir uma sensação de conforto e controle sobre o trabalho que precisa ser feito, e assim liberar energia e espaço mental para coisas mais importantes.

A maioria das pessoas tenta manter tudo o que precisa fazer na cabeça, o que é um grande erro. Os nossos cérebros estão otimizados para fazer decisões rápidas, não para armazenamento. Tentar gerir muitas coisas na cabeça ao mesmo tempo é a principal razão pela qual ficamos estressados quando há muita coisa a acontecer.

Seu cérebro não é a ferramenta certa para isso, portanto tire tudo que precisa ser feito da cabeça e coloque em um papel, planilha, editor de texto ou qualquer ferramenta da sua preferência.

A melhor maneira de parar com esse mau hábito e começar a ser mais produtivo é separar alguns minutos e exteriorizar tudo que está na sua mente e que você precisa fazer. Escreva, desenhe, crie fluxogramas, faça o que for melhor para você. O mais importante nessa parte é que ao final da exteriorização de seus pensamentos você consiga visualizar tudo claramente. Assim que essas informações estiverem fora da cabeça fica muito mais fácil planejar o que fazer com elas.

Mais ou menos 15 minutos depois da exteriorização você já vai começar a se sentir menos sobrecarregado já que não precisa mais guardar tanta informação na cabeça.

Se o objetivo é não se estressar com tanta sobrecarga, outra dica para nunca mais precisar guardar coisas na cabeça é andar com um bloquinho no bolso ou um aplicativo de bloco de notas no celular.

Essa simples ação ajudará a capturar e guardar ideias ou lembranças, e o simples fato de não guardá-las na cabeça deixará sua mente menos sobrecarregada.

 

Regra dos 2 minutos

Use a regra dos 2 minutos para pequenas tarefas. Não se preocupe com as tarefas muito curtas, é mais fácil concluí-las logo do que guardar para mais tarde. Se você sabe que uma tarefa pode ser concluída em menos de 2 minutos então faça logo. Particularmente eu estiquei esse tempo para 5 minutos mantendo o mesmo princípio e tenho me dado bem dessa forma. Adapte o que for melhor para você mas conclua as tarefas pequenas e rápidas logo e parta para a próxima.

 

Tarefas

Organize e separe projetos e tarefas

Projetos e tarefas são 2 coisas completamente diferentes, por isso precisam ser gerenciadas separadamente.

Um dos maiores erros que as pessoas fazem quando tentam controlar as coisas que têm para fazer, é misturar tarefas e projetos. Essa é uma forma de se sentir sobrecarregado rapidamente – a maior parte das coisas não pode ser feita com apenas uma ação.

Por exemplo escrever um livro. Podemos considerar que escrever um livro é um projeto grande, onde você precisará escrever capítulo a capítulo caminhando para o final do projeto.

Se você listar “escrever um livro” como uma tarefa já se sentirá instantaneamente sobrecarregado. Você vai pensar: -Nossa! Eu preciso escrever um livro para partir para a próxima tarefa!

Dá para perceber claramente que livro é um projeto de vida que você tem, algo grande, que vai levar tempo e que você poderá “quebrar” esse projeto em várias tarefas ou capítulos.

É nesse ponto que muitas pessoas se confundem e acabam por se sentirem sobrecarregadas ou estressadas. É simples, se é algo muito grande, transforme em um projeto e liste tarefas. Você se sentirá mais aliviado.

 

Foque somente na próxima ação e não em todas as tarefas do projeto

Sua vida é um grande projeto! Grandes projetos têm muitos passos e são complexos. O ponto-chave para lidar com isso é olhar o todo mas focar-se somente na próxima ação. Mantenha o foco na próxima tarefa que levará o projeto em frente. Seja o que for, essa próxima ação te levará um passo mais próximo da conclusão do projeto, por isso não se preocupe com tudo, foque apenas no que está fazendo agora e na próxima tarefa.

Você já consegue ter uma ideia de como sua produtividade pode melhorar organizando seus projetos e suas tarefas. Na parte dois do texto explicaremos os métodos existentes que te ajudarão a colocar isso em prática.

Você vai se surpreender com a quantidade de métodos existentes e que certamente um ou dois desses métodos vão se encaixar perfeitamente no seu estilo de vida e de trabalho.

Aqui na Agência Wdots, posso dizer que nossa produtividade aumentou bastante depois que começamos a utilizar uma metodologia de produtividade.

Até mais!